Wszelkie prawa zastrzeżone.
Wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, budzi wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców. W szczególności dotyczy to sklepów internetowych, które mają zautomatyzowaną sprzedaż, integrację z systemem księgowym i różne typy klientów – od osób prywatnych po firmy.
Nasze podejście jest bardzo proste i oparte na rozmowie. Spotykamy się z Tobą i – co ważne – również z osobą, która prowadzi Twoją księgowość. Tłumaczymy, na czym polega KSeF, co się zmieni w Twoim konkretnym przypadku i wspólnie ustalamy, jakie działania warto podjąć już teraz, a na co będzie czas w kolejnym kroku.
To temat KSeF może Cię dotyczyć szybciej, niż się wydaje. Klienci często wybierają w koszyku opcję „kupuję na firmę” i podają NIP. Wówczas faktura powinna trafić do KSeF, a nie być wystawiana „normalnie”, jak do tej pory.
Wdrożenie nie musi być trudne – kluczowe jest jednak dobre przygotowanie. Często wystarczy dostosowanie kilku elementów:
Takie rzeczy można wdrożyć spokojnie w kilka dni – pod warunkiem, że wiesz, od czego zacząć.
Najpierw wyjaśniamy, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, jak działa ten system i kogo dotyczy. Rozróżniamy sytuacje, w których faktura musi przejść przez KSeF (czyli dotyczy to sprzedaży dla firm z numerem NIP), a kiedy nie (na przykład w przypadku sprzedaży dla konsumentów).
Następnie przyglądamy się Twojemu procesowi sprzedaży. Rozmawiamy o tym, jak działa Twój sklep – czy korzystasz z platformy typu Shoper, czy dane klientów trafiają do programu księgowego (takiego jak Comarch Optima), jak wystawiasz faktury, co robisz przy zwrotach towaru albo korektach.
Sprawdzamy też, jak wyglądają płatności. Czy klienci płacą z góry, czy przy odbiorze? Czy stosujesz mechanizm podzielonej płatności (tak zwany split payment)? Czy opisujesz przelewy ręcznie, czy automatycznie? Kiedy wejdzie obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu (od 2027 r.), to będzie miało znaczenie.
Pytamy także o zakupy, które sam robisz jako firma. Bo od momentu wejścia KSeF, również faktury zakupowe będą trafiały do tego systemu – i trzeba będzie je codziennie odbierać. Ustalamy więc, kto w firmie powinien je odbierać, jak będą wprowadzane do obiegu księgowego i jak sprawić, by nic się nie zgubiło.
Na koniec rozmawiamy o dostępie do KSeF. Kto w firmie ma mieć uprawnienia? Czy macie tak zwaną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną? A może trzeba będzie złożyć zgłoszenie do urzędu skarbowego, żeby wskazać osobę do nadawania ról? Mówimy, co to są certyfikaty, jak wygląda logowanie, czym różni się użytkownik od „konta technicznego” i jak zabezpieczyć firmę na wypadek urlopu czy nagłej nieobecności osoby odpowiedzialnej.
Po spotkaniu otrzymujesz konkretną listę spraw do załatwienia – dostosowaną do Twojej sytuacji i systemów, z których korzystasz. To może być kilka prostych kroków, takich jak:
Dodatkowo przekazujemy Ci słowniczek najważniejszych pojęć, żebyś w razie potrzeby mogła spokojnie porozmawiać z księgową, bankiem czy dostawcą oprogramowania, nie gubiąc się w terminologii.
Czy sprzedaż do osób prywatnych też trzeba objąć KSeF?
Nie. Jeśli sprzedajesz konsumentowi (bez NIP), możesz nadal wystawiać faktury i paragony jak do tej pory.
Czy coś grozi za błędy w 2026 roku?
Nie. Ten rok jest traktowany jako okres przejściowy – bez kar. To dobry moment, żeby spokojnie wdrożyć system, przetestować go i przyzwyczaić zespół.
Czy muszę robić to sam?
Nie. Właśnie po to się spotykamy – żeby krok po kroku przejść przez cały proces razem, w Twoim tempie.
KSeF można wdrożyć z głową, bez stresu i bez kosztownych błędów. Najlepiej zacząć od rozmowy. Podczas spotkania z Tobą i Twoją księgową:
Zapraszamy do kontaktu — możemy umówić spotkanie online lub stacjonarnie, w zależności od tego, co będzie wygodniejsze.
ul. Szwedzka 22c lok. 192
03-420 Warszawa
ul. Ks. Jana Niedziałka 13 lok. 3/1
08-110 Siedlce