Nowe zasady odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółek – co zmieni nowelizacja Ordynacji podatkowej?

Planowana nowelizacja Ordynacji podatkowej – projekt UC 138 – może istotnie zmienić sytuację członków zarządu spółek kapitałowych. Zmiany w art. 116 Ordynacji oznaczają odejście od dotychczasowego, formalnego modelu odpowiedzialności na rzecz badania, czy osoba zarządzająca rzeczywiście dochowała należytej staranności w nadzorze nad sprawami podatkowymi spółki.

Odpowiedzialność zarządu po nowemu – mniej formalizmu, więcej oceny zachowania

Dotychczas odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki była w dużej mierze związana z określonymi przesłankami formalnymi. Kluczowe znaczenie miało m.in. to, czy egzekucja wobec spółki okazała się bezskuteczna oraz czy członek zarządu we właściwym czasie zgłosił wniosek o ogłoszenie upadłości.

Projektowane przepisy zmieniają filozofię tej odpowiedzialności. Organy podatkowe mają badać sposób zarządzania spółką w szerszym ujęciu – czy członek zarządu na bieżąco kontrolował sytuację finansową i podatkową spółki, reagował na ryzyka oraz wdrożył mechanizmy pozwalające ograniczyć powstanie zaległości.

Nie tylko formalny członek zarządu – ryzyko dla „shadow directors"

Jednym z najważniejszych elementów projektowanej zmiany jest objęcie odpowiedzialnością nie tylko formalnych członków zarządu, ale również osób faktycznie zarządzających spółką. Chodzi o tzw. shadow directors – osoby, które nie widnieją w KRS, ale w praktyce podejmują kluczowe decyzje biznesowe, finansowe lub podatkowe.

Kluczowa zmiana

Od daty wniosku upadłościowego do oceny całego procesu zarządzania

Dotychczasowy model skupiał się na jednym momencie – złożeniu wniosku o upadłość. Nowe przepisy zakładają ocenę całego sposobu zarządzania ryzykiem podatkowym spółki przez cały okres pełnienia funkcji.

Należyta staranność – nowy test dla menedżerów

Centralnym pojęciem projektowanych zmian ma być należyta staranność. Aby uwolnić się od odpowiedzialności, członek zarządu lub osoba faktycznie zarządzająca będzie musiała wykazać, że podejmowała działania właściwe z perspektywy odpowiedzialnego zarządzania spółką.

Samo twierdzenie, że sprawami podatkowymi zajmowała się księgowość, może nie wystarczyć. Nowy standard będzie wymagał od zarządu aktywnego nadzoru i możliwości jego udowodnienia.

Siedem lat niepewności i szybsze zabezpieczenie majątku

Projekt zakłada wydłużenie terminu na wydanie decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej z 5 do 7 lat. Dla członków zarządu oznacza to dłuższy okres ryzyka osobistego – osoba, która zakończyła pełnienie funkcji, może przez wiele lat pozostawać narażona na postępowanie dotyczące zaległości powstałych w przeszłości.

Zapamiętaj

7 lat odpowiedzialności po zakończeniu pełnienia funkcji

Wydłużenie terminu do 7 lat oznacza, że nawet były członek zarządu przez długi czas po odejściu ze spółki pozostaje narażony na osobistą odpowiedzialność za zaległości powstałe w trakcie jego kadencji.

Brak ochrony przy nadużyciach podatkowych

Projektowane przepisy przewidują istotne ograniczenie możliwości obrony. Powołanie się na należytą staranność ma być wyłączone w sytuacjach, w których zaległość podatkowa spółki wynika z unikania opodatkowania, zastosowania klauzuli GAAR albo udziału w wyłudzeniach VAT.

Jeżeli spółka uczestniczyła w strukturach uznanych za abuzywne lub fikcyjne, członek zarządu nie będzie mógł łatwo bronić się argumentem działania w dobrej wierze. W takich sprawach szczególne znaczenie zyska wcześniejsze dokumentowanie procesu decyzyjnego, opinii podatkowych, weryfikacji kontrahentów i ekonomicznego uzasadnienia transakcji.

Nowe uprawnienia obronne – wpływ orzecznictwa TSUE

Nowelizacja nie wprowadza wyłącznie nowych ryzyk. Projekt przewiduje też rozwiązania korzystne dla członków zarządu, wynikające z potrzeby zapewnienia realnego prawa do obrony zgodnie z orzecznictwem TSUE.

Po zmianach osoba, wobec której prowadzone jest postępowanie o odpowiedzialność za zaległości spółki, ma uzyskać prawo do kwestionowania samego długu podatkowego spółki oraz dostęp do akt postępowania podatkowego prowadzonego wobec spółki. Członek zarządu będzie mógł analizować, czy organ prawidłowo ustalił zaległość, czy uwzględnił wszystkie dowody i czy nie popełnił błędów w kwalifikacji transakcji.

Jak zarząd powinien przygotować spółkę na nowe przepisy?

Projektowana nowelizacja wzmacnia znaczenie wewnętrznych procedur podatkowych. Członkowie zarządu powinni już teraz zadbać o to, aby sposób podejmowania decyzji w spółce był możliwy do odtworzenia i udowodnienia po kilku latach.

• Cykliczne raporty podatkowe dla zarządu z udokumentowanym odbiorem
• Procedury weryfikacji kontrahentów i dokumentowania transakcji
• Nadzór nad terminową zapłatą podatków i reagowanie na zaległości
• Jasny podział odpowiedzialności między zarządem, księgowością i doradcami
• Archiwizowanie opinii podatkowych, korespondencji i analiz ryzyka
• Uchwały zarządu dokumentujące decyzje dotyczące większych transakcji

Chroń prywatny majątek, zanim pojawi się zaległość

Nadchodzące zmiany pokazują, że pełnienie funkcji w zarządzie będzie wymagało nie tylko znajomości bieżącej sytuacji finansowej spółki, ale także stałego dokumentowania nadzoru nad jej rozliczeniami podatkowymi. Największe znaczenie zyskają procedury, raporty, uchwały i korespondencja potwierdzające, że zarząd reagował na ryzyka we właściwym czasie.

Kancelaria Adwokacka SOLCZAK

Zabezpiecz prywatny majątek przed wejściem zmian w życie

W Kancelarii Adwokackiej SOLCZAK pomagamy członkom zarządu, wspólnikom i menedżerom ograniczać ryzyka osobistej odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółek, łącząc doradztwo podatkowe z praktycznym wsparciem prawnym. Przygotowujemy procedury należytej staranności, analizujemy podział obowiązków w organizacji i reprezentujemy klientów w sporach z organami podatkowymi. Jeżeli chcesz zabezpieczyć prywatny majątek i przygotować spółkę na nowy standard odpowiedzialności, skontaktuj się z naszym zespołem przed wejściem zmian w życie.

Umów bezpłatną konsultację