Kiedy można skorygować rozliczenie i odliczyć ulgę?
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że podatnik może jeszcze złożyć korektę zeznania rocznego PIT lub CIT – m.in. w celu odliczenia ulgi badawczo-rozwojowej – za te lata, które nie uległy jeszcze przedawnieniu.
Poniższa tabela przedstawia ostateczne terminy na złożenie korekty zeznania:
ROK PODATKOWY | TERMIN PŁATNOŚCI PODATKU | OSTATECZNY TERMIN NA KOREKTĘ (PRZEDAWNIENIE) |
2019 | 30 kwietnia 2020 (PIT) / 31 marca 2020 (CIT) | 31 grudnia 2025 |
2020 | 30 kwietnia 2021 (PIT) / 31 marca 2021 (CIT) | 31 grudnia 2026 |
2021 | 2 maja 2022 (PIT) / 31 marca 2022 (CIT) | 31 grudnia 2027 |
2022 | 2 maja 2023 (PIT) / 31 marca 2023 (CIT) | 31 grudnia 2028 |
2023 | 30 kwietnia 2024 (PIT) / 2 kwietnia 2024 (CIT) | 31 grudnia 2029 |
2024 | 30 kwietnia 2025 (PIT) / 31 marca 2025 (CIT) | 31 grudnia 2030 |
Uwaga: Dla podatników CIT, terminem płatności podatku (i złożenia deklaracji CIT-8) jest zasadniczo 31 marca roku następnego (o ile podatnik wybrał rok podatkowy zgodny z kalendarzowym), natomiast dla podatników PIT – 30 kwietnia (lub najbliższy dzień roboczy, jeśli ten dzień wypada w weekend lub święto).
Co można odliczyć?
W ramach ulgi B+R podatnik może odliczyć od podstawy opodatkowania tzw. koszty kwalifikowane, czyli koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej. Najczęściej zaliczają się do nich:
- wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R (np. programiści, analitycy, testerzy, inżynierowie procesu, konstruktorzy, technologowie, inżynierowie ds. prototypowania, laboranci ds. opracowywania nowych receptur, projektanci, specjaliści np. ds. efektywności energetycznej nowych produktów)
- składki ZUS finansowane przez pracodawcę pracowników zaangażowanych w prace B+R,
- zakup materiałów i surowców wykorzystywanych bezpośrednio w pracach B+R,
- amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności B+R,
- ekspertyzy, opinie i usługi doradcze świadczone przez podmioty naukowe.
Największe znaczenie praktyczne mają koszty pracownicze, szczególnie w firmach z sektora IT, inżynierii, biotechnologii czy przemysłu, które zatrudniają zespoły projektowe rozwijające własne produkty lub oprogramowanie.
Limity odliczeń – zestawienie historyczne
Poniżej przedstawiamy, jak zmieniały się limity odliczenia ulgi B+R w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i kategorii kosztów:
ROK PODATKOWY | STATUS PRZEDSIĘBIORCY | KOSZTY PRACOWNICZE | POZOSTAŁE KOSZTY KWALIFIKOWANE |
2019–2021 | MŚP | 100% | 100% |
| | Duży przedsiębiorca | 100% | 100% |
OD 2022 | MŚP | 200% | 100% |
| | Duży przedsiębiorca | 200% | 100% |
Uwaga ! Jeżeli przedsiębiorca posiada status centrum badawczo-rozwojowego (CBR), przysługują mu wyższe limity odliczeń – do 200% dla wszystkich kosztów kwalifikowanych, a także możliwość uwzględniania dodatkowych kategorii wydatków (m.in. amortyzacja budynków, budowli i lokali, szerszy zakres usług obcych – nie muszą być to usługi od podmiotów naukowych).
Kiedy warto rozważyć korektę?
Z doświadczenia wiemy, że przedsiębiorcy rezygnują z ulgi B+R z powodu niepewności co do:
- spełnienia warunków „twórczości” i „systematyczności”,
- konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji czasu pracy,
- braku wcześniejszego przygotowania formalnej dokumentacji.
Tymczasem, jak pokazuje interpretacja indywidualna z 6 maja 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.105.2025.2.SJ), nawet jednoosobowa działalność gospodarcza z branży oprogramowania może skutecznie wdrożyć ulgę B+R wstecz – o ile prowadzi odpowiednią ewidencję oraz posiada dokumentację potwierdzającą zakres prowadzonych prac badawczo-rozwojowych.
Jak możemy pomóc?
Nasza kancelaria specjalizuje się we wdrażaniu ulg podatkowych, w tym również wstecznego rozliczenia ulgi B+R. Wspieramy klientów w całym procesie:
- audyt działalności pod kątem kwalifikowalności do ulgi,
- weryfikacja zgodności ewidencji kosztów i czasu pracy z wymogami ulgi B+R oraz wsparcie w ich prawidłowym dokumentowaniu,
- opracowanie lub dostosowanie dokumentacji projektów B+R do celów podatkowych,
- opracowanie korekt zeznań i załączników CIT/BR i PIT/BR,
- kontakt z urzędami skarbowymi w procesie postępowania o zwrot nadpłaty podatku.
Podsumowanie
Ulga B+R to nie tylko preferencja na przyszłość – to także realna szansa na odzyskanie podatku dochodowego za 2019 r. i kolejne lata, w których przedsiębiorca prowadził działalność innowacyjną. Warunkiem jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji projektów i kosztów oraz sprawdzenie, czy dany rok podatkowy nie uległ jeszcze przedawnieniu – czyli czy nadal możliwe jest złożenie korekty zeznania PIT lub CIT.